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Communiqué

[REX] Objectif 100% dématérialisation pour Smeg France et ses clients à l'orée 2020
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Retour d'expérience de Christophe Galdérique, responsable informatique Smeg France. Fondée en 1948 en Italie, Smeg est l'entreprise qui a su transformer de simples appareils électroménagers en ambassadeurs influents du design Made in Italy. Aujourd'hui, la société Smeg est dirigée par la troisième génération de la famille de son créateur

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  Fondée en 1948 en Italie, Smeg est l'entreprise qui a su transformer de simples appareils électroménagers en ambassadeurs influents du design Made in Italy. Aujourd'hui, la société Smeg est dirigée par la troisième génération de la famille de son créateur. Elle constitue un groupe international présent sur les cinq continents avec pas moins de 18 filiales dans le monde. 


La filiale française, troisième en termes de chiffre d’affaires (48 M€ en 2018), emploie 75 personnes. Afin d’accompagner sa croissance, de gagner en efficacité dans la gestion de la relation client, mais aussi pour fluidifier la collaboration interne, elle a mis en oeuvre  un ambitieux projet de dématérialisation. Plus de détails avec le témoignage de Christophe Galdérique, responsable informatique Smeg France.


En quoi consiste concrètement votre projet de dématérialisation ?

« Notre objectif est de disposer d’une solution qui fasse de la GED, du workflow, de l’archivage et qui soit ouverte vers l’extérieur. Nous procédons pas à pas. Nous avons commencé par privilégier nos clients. Toutes nos factures et avoirs sont maintenant stockés dans le portail de relation client que nous avons déployé. 30 % de nos clients y sont déjà connectés : ils reçoivent une notification quand une nouvelle facture est disponible. L’objectif est d’arriver à 80 %, les autres étant déjà en EDI. 


Pour vous donner une idée, nous éditions chaque jour environ 200 factures de 2 à 3 pages ! La dématérialisation de toute la chaîne d’envoi des factures client a déjà provoqué une élimination de 50 % de ces impressions au sein de Smeg France. Nous stockons déjà plus de 100 000 documents - factures et avoirs  - dématérialisés. Il y a également d’autres gains très concrets comme : économies de papier, d’encre, d’affranchissement, de mise sous pli, plus de pertes de documents, plus de pertes postales, etc.


Au-delà des gains constatés en interne, cela a également permis d’améliorer notre image de marque. En effet, nos clients nous remercient régulièrement pour la création de ces espaces cloud sécurisés, dans lesquels ils retrouvent toutes leurs factures. Cela leur simplifie beaucoup la vie en comparaison des diverses solutions proposées par leurs autres fournisseurs. »


Quels facteurs vous ont amené à envisager la dématérialisation ?

« Depuis quatre ans, l’activité de Smeg France croît de 20 % tous les ans. Nous sommes passés de 55 salariés en 2015 à 75 en 2019. Nous avons donc de plus en plus de processus papier à gérer. Pour éviter de saturer les espaces de stockage, d’effectuer de multiples ressaisies, de perdre du temps à retrouver un document, etc. nous désirions un logiciel qui nous permette de tout digitaliser. Le but, au-delà de la suppression de 100 % papier à terme, était aussi d’alléger la charge des services ADV, d’éviter à notre accueil téléphonique de nombreux appels en rendant les clients plus autonomes.


Par ailleurs, nous nous sommes rapidement rendu compte que le déploiement d’un tel logiciel était un excellent moyen de professionnaliser certains de nos processus. Grâce à la mise en place d’alertes et de relances automatiques, par exemple, nous ne passerons plus à côté de certaines informations importantes. »


Sur quels critères avez-vous basé votre choix de solution ?

« Nous travaillons avec Orange Business Service et ce sont eux qui nous ont parlé de l’éditeur Open Bee en premier lieu. Bien sûr, nous avons mis leur solution en concurrence, mais clairement, ils répondaient à tous nos critères. Premièrement, le fait que l’on puisse choisir entre cloud et on-premise était intéressant. Deuxièmement, l’hébergement chez Orange rassure. Les données sont stockées chez un acteur reconnu, sur le territoire français, ce qui est un gage de sécurité de notre point de vue. Troisièmement, la facilité de paramétrage et d’utilisation d’Open Bee Portal et sa compatibilité avec SAP, notre ERP géré en Italie, ont permis d’intégrer les processus d’édition de facturation. Enfin, l’aspect évolutif de la solution a fini de nous convaincre : nous avons la possibilité d’activer de très nombreuses fonctionnalités qui permettront dans les années à venir de quadriller les besoins de tous les services. »


Vous allez donc élargir le cadre de la démat’ chez Smeg ?

« Bien sûr ! Puisque notre volonté est de supprimer le papier chez Smeg France à 100 % d’ici 2020, nous n’allons pas nous arrêter là. Nous sommes en plein paramétrage des workflows de relance client, de validation comptable et d’édition des factures fournisseurs. La dématérialisation des processus est une des fonctionnalités très puissantes d’Open Bee. Nous avons également pour projet de construire une vraie stratégie de GED grâce au logiciel, afin qu’il devienne la référence au sein de notre entreprise. Par ailleurs, nos collègues des filiales allemandes et Benelux sont en pleine réflexion et s’intéressent de près à la solution. »



À propos d’Open Bee :

  • 15 ans d’expérience dans l’édition de solutions logicielles de gestion de l’information
  • Siège situé en France
  • 80 collaborateurs
  • Plus de 250 000 utilisateurs à travers de monde 
  • Certification NF Logiciel Composant coffre-fort numérique d’AFNOR Certification, Labellisation coffre-fort électronique FNTC, conforme au RGPD




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